Forretningsorden for bestyrelsen for S/I Vallensbæk Havn

Denne forretningsorden fastlægger bestemmelser for havnebestyrelsens arbejde i henhold til § 10 i vedtægterne.

Bestemmelser fra vedtægterne er anført med kursiv skrift.

Arbejdsfordelingen

Bestyrelsen
(§ 9) Havnebestyrelsen har det overordnede ansvar for havnens forhold.

Et hvert medlem af havnebestyrelsen har ret og pligt at skaffe sig de oplysninger, der er
nødvendige for opfyldelse af dens opgaver.

Bestyrelsen skal udarbejde plan er for havnens udvikling og følge op på dem.
Bestyrelsen skal tage stilling til væsentlige dispositioner og risici i havnens drift.

Bestyrelsen gennemgår de udarbejdede udkast for budget, årsregnskabet og årsberetningen og påser, at årsregnskabet er opgjort således, at det giver et retvisende billede af havnens aktiver og passiver, den økonomiske stilling samt resultatet.

Havnens revisor har ret til at være tilstede på bestyrelsesmødet, hvor årsregnskabet behandles og har pligt til at være tilstede, såfremt et bestyrelsesmedlem fremsætter ønske herom.

Forretningsudvalg

Havnebestyrelsen kan ad hoc nedsætte et forretningsudvalg. Havnebestyrelsen beslutter sammensætning af forretningsudvalget, hvilke opgaver udvalget skal varetage og i hvilken periode, udvalget skal fungere.

Ledelse af havnens administration

Bestyrelsen ansætter en havnefoged til varetagelse af daglige drift. Havnefogeden refererer til formanden for bestyrelsen.
Havnefogeden har ansvar for havnens daglige drift, herunder at budgetter overholdes, at de af bestyrelsen vedtagne planer gennemføres og er personaleleder for øvrige ansatte i havnens administration.

Bestyrelsen udarbejder en stillingsbeskrivelse for havnefogeden.

Bestyrelsesmøder

(§ 10) Havnebestyrelsen afholder møder, når formanden finder dette formålstjenlig eller når mindst 3 medlemmer af bestyrelsen fremfører begæring herom til formanden.
Der afholdes minimum 1 møde pr. årskvartal.

(§ 10) Bestyrelsesmøder indkaldes med mindst 1 uges skriftlig varsel, medmindre formanden finder, at varslet af hensyn til den eller de sager, der skal behandles, må afkortes.
I mødeindkaldelsen angives dagsorden for bestyrelsesmødet.

Der angives derudover en redegørelse for de punkter der skal behandles på mødet.
Der kan kun undtagelsesvis tages beslutninger om punkter, som ikke er optaget og beskrevet i den udsendte dagsorden.

Til alle ordinære møder skal der i dagsorden indgå en orientering fra formanden/havnefogeden om havnens drift og økonomi.

Bestyrelsesmøder ledes af formanden. Ved formandens fravær konstituerer bestyrelsen sig med næstformanden som formand. Er både formand og næstformand fraværende,konstituerer bestyrelsen sig med kassereren som formand.

Formanden kan bestemme rækkefølgen af sager, der behandles, og kan når som helst lade bestyrelsen ved afstemning afgøre, om en drøftelse af en bestemt sag skal afsluttes.

Havnefogeden deltager så vidt muligt i bestyrelsesmøderne.

Vallensbæk Kommune har ret til at overvære møderne i havnebestyrelsen, hvorfor indkaldelsen til disse møder også fremsendes til kommunen.

Bestyrelsesmedlemmer, som er forhindret i at deltage i et bestyrelsesmøde, giver besked herom til havnekontoret forud for mødet.

Havnebestyrelsens beslutninger

(§ 11) Havnebestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af medlemmerne er til stede.

Alle beslutninger i havnebestyrelsen træffes ved simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Over forhandlingerne i havnebestyrelsen føres en protokol (referat), der godkendes på næste bestyrelsesmøde, alternativt anføres eventuelle bemærkninger til referatet fra sidste møde i referatet for det aktuelle møde.

Referaterne fra bestyrelsesmøder sendes til bestyrelsesmedlemmerne.

Et bestyrelsesmedlem, der ikke er enig i bestyrelsens beslutning, har ret til at få sin mening indført i protokollen.

Godkendte referater offentliggøres snarest på havnens hjemmeside og fremsendes derudover til Vallensbæk Kommune.

Inhabilitet

Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af sager, spørgsmål og aftaler mellem havnen og ham selv, om søgsmål mod ham selv eller om aftaler mellem havnen og tredjemand, eller søgsmål mod tredjemand, hvis bestyrelsesmedlemmet deri har en væsentlig interesse, der kan være stridende mod havnens interesser.

Tavshedspligt

Bestyrelsen meddeler sig til omverdenen gennem de udsendte referater. Det enkelte bestyrelsesmedlem må ikke ubeføjet røbe, hvad hun/han under udførelsen af bestyrelseshvervet har fået kendskab til.

Tavshedspligten gælder også efter udtræden af bestyrelsen.

Opstår der situationer, hvor der fra omverdenen ønskes yderlige information om særlige forhold vedrørende havnen, skal der henvises til formanden, som repræsenterer bestyrelsen udadtil.

Vedtaget på bestyrelsesmøde den 16. april 2013

Forretningsordenen offentliggøres på havnens hjemmeside.